工會從 Excel 轉系統前，必做的 8 項資料盤點清單

很多工會導入系統卡關，不是系統不好，而是舊資料沒有先整理。以下是實務最常用的 8 項盤點清單：

1. 會員主檔欄位先統一

姓名、身分證字號、生日、聯絡方式必須固定格式，避免匯入時欄位對不上。

2. 移除重複會員資料

先用身分證字號或手機號碼比對重複紀錄，確保後續報表不重複計算。

3. 費率期間要有生效日

勞健保與會費的調整應用生效日管理，避免同月混用舊新費率。

4. 繳費資料先做一次總帳對帳

先核對各月份收費總額與帳務，避免系統上線後才發現歷史差異。

5. 權限角色先定義

至少先分理事長、秘書、出納、查詢角色，減少資料誤改風險。

6. 通知流程先畫出來

釐清催繳、到期提醒、異常通知各由誰處理，系統設定才會一次到位。

7. 匯入前先做 30 筆小測試

先用小批次驗證欄位映射與報表結果，再執行全量匯入。

8. 上線後保留 1 個月平行期

讓舊流程與新系統並行一段時間，可快速發現落差並修正。

先把資料盤點做好，導入時程與成功率都會大幅提升。